Effectief vergaderen is er lang niet altijd bij. Vergaderen is noodzaak om alle neuzen dezelfde richting op te krijgen en om belangrijke ontwikkelingen binnen het bedrijf te bedenken én uit te voeren. Helaas worden vergaderingen niet altijd op de juiste manier opgezet. Hierdoor vergaderen we over het algemeen veel te veel en levert het veel te weinig op. Door effectiever te vergaderen, kan het bedrijf enorm veel tijd besparen en zal het bovendien ook veel meer resultaten opleveren.
Om effectief te kunnen vergaderen moet er wel aan een aantal dingen worden gedacht. Een inspirerende vergaderruimte op locatie kan hierbij helpen. Maar waarom is het belangrijk om zoveel aandacht te besteden aan de locatie?
Het belang van de juiste omgeving
Het is niet altijd vanzelfsprekend dat er vergaderd kan worden op een goede locatie. Meestal wordt de vergadering ergens binnen het eigen kantoor gevoerd. Een kleine ruimte die helemaal vol wordt gezet met stoelen en iedereen die de vergadering bij moet wonen. Dit is niet altijd even effectief. Naast dat het heel krap en onpraktisch is, biedt een dergelijke ruimte namelijk ook niet echt inspiratie.
Daarom kiezen steeds meer bedrijven voor een externe vergaderlocatie. Op die manier kan iedereen samenkomen zonder ruimtegebrek of andere praktische problemen. Het lijkt namelijk misschien een tijdbesparende optie om ‘even snel’ te vergaderen op kantoor of misschien zelfs wel in de kantine. Maar feit blijft dat hier niet altijd de beste ideeën worden verzonnen. Wanneer je tijd probeert te besparen, gaat dit meestal alleen maar ten koste van de effectiviteit.
De voordelen van vergaderen op locatie
Maar waarom zou vergaderen op locatie daadwerkelijk bijdragen aan de effectiviteit van de vergaderingen? De belangrijkste voordelen in een notendop:
- Een nieuwe, inspirerende omgeving helpt het brein te prikkelen en uit te dagen. Dit zorgt voor meer creatieve ideeën en oplossingen. Daarnaast is het voor de mensen die deelnemen aan de vergadering ook fijner om heel even uit de dagelijkse omgeving te stappen, het hoofd leeg te maken en zich vervolgens te storten op een probleemstuk binnen het bedrijf. Door dit ‘uitstapje’ zijn ze er weer helemaal bij. Dit keer zowel fysiek als mentaal.
- Wanneer je afreist naar een vergaderlocatie, dan zal er ook veel minder afleiding zijn. Alle genodigden zijn hier maar met één doel. Dat is de vergadering zelf. Wanneer er snel een vergadering wordt bijgewoond op kantoor, dan zal er altijd wel iemand zijn die nog een aantal klussen tussendoor moet doen of door een telefoontje gestoord wordt.
- De voordelen van vergaderen op locatie zijn daadwerkelijk bewezen. Het is inderdaad effectiever getoond dan vergaderen op kantoor. Dit komt met name omdat er echt tijd voor is genomen om de vergadering te voeren. Er is een locatie gehuurd, mensen zijn er heen gereisd en moeten zich aan de begin- en eindtijden houden. Hierdoor wordt er sneller en effectiever vergaderd en zal er veel minder sprake van afleiding zijn. In een andere setting vervallen bovendien de rolpatronen, waardoor mensen anders met elkaar omgaan en het team beter weet samen te werken.