Als ondernemer zijn er weinig dingen vervelender dan ontdekken dat één of meerdere facturen niet op tijd werden betaald. Je wil misschien wel boos bellen en vragen wat er aan de hand is, maar dat is natuurlijk niet de juiste zet, want dat kan jullie verstandhouding helemaal kapotmaken. In dit artikel bespreken we wat je kunt doen als een particulier jou niet op tijd betaalt.
Stap 1: Bel hen op
Heb je opgemerkt dat een factuur niet werd betaald? Dan kun je de klant opbellen en vriendelijk vragen waarom er niet werd betaald en of er een probleem was met het product/de service of de factuur. Het is belangrijk dat je hier niet boos wordt en dat dit een fijn gesprek is. Maak hier ook notities van.
Stap 2: Verstuur een betalingsherinnering
Heb je geen relatie met een klant of kun je je klant telefonisch niet bereiken? Dan is het een goed idee om over te schakelen op stap 2: de betalingsherinnering. Verstuur deze in een e-mail of in een brief. Een aangetekende brief is hierbij ideaal, zo kan de klant niet beweren dat hij/zij deze niet heeft ontvangen en ben je juridisch ingedekt.
Vermeld in de betalingsherinnering dat de betalingstermijn verlopen is en je vanaf nu wettelijke rente in rekening gaat brengen. Stel meteen een nieuwe betalingstermijn voor; idealiter van 14 dagen.
Deze herinnering is verplicht bij particulieren; bij een andere onderneming kun je in principe deze stap overslaan en direct hun gegevens doorgeven aan een incassobureau.
Stap 3: Ga in zee met een incassobureau
Verloopt de nieuwe betalingstermijn. Dan kun je nu een incassobureau inschakelen. We hadden het hierboven al eens vermeld – en misschien googelde je ooit wel al eens ‘incassobureau particulier’- dat particulieren wettelijk gezien beter beschermd zijn. Daarom is het belangrijk om een incassobureau te kiezen dat hier ervaring mee heeft.
Een incassobureau weet precies welke stappen er moeten gezet worden om je geld toch te kunnen innen. En ze weten ook wanneer ze bijvoorbeeld een deurwaarder of een incasso-advocaat moeten inschakelen.
P.S. Wist je ook dat je wettelijke rente in rekening mag brengen aan particulieren? Je incassobureau kan je hier meer over vertellen.