Ben je een beginnende ondernemer en wil je personeel inhuren, dan krijg je te maken met de loonadministratie, ook wel salarisadministratie genoemd. Als je hier nog geen ervaring mee hebt, kan er veel op je afkomen en heb je wellicht vragen over hoe je dit op de beste manier kunt aanpakken. Een van de opties die je hebt is het uitbesteden van de loonadministratie. In dit artikel leggen we uit waarom dit voor beginnende ondernemers een goed idee is.
Zelf doen of uitbesteden?
Zodra je weet wat een loonadministratie allemaal inhoudt, dien je als beginnende ondernemer met personeel een belangrijke keuze te maken: ga je het zelf doen of kun je beter de salarisadministratie uitbesteden?
Er komen veel belangrijke zaken bij de salarisverwerking kijken. Dit kan overweldigend zijn en veel tijd in beslag nemen. Tijd die jij misschien liever aan je core business wilt besteden, de reden waarom jij ondernemer bent geworden. We bespreken een aantal redenen waarom uitbesteden een goed idee is.
1. Actuele wet- en regelgeving
De loonadministratie moet correct gebeuren en voldoen aan alle wet- en regelgeving die de Belastingdienst en overheid hebben vastgesteld. Weet je niet 100% zeker hoe je het moet aanpakken, dan kan een foutje duur komen te staan. Wist je namelijk dat je een boete van de Belastingdienst kunt krijgen als jouw loonadministratie niet correct is verwerkt? Dat wil je als ondernemer natuurlijk voorkomen.
Je dient dus altijd op de hoogte te zijn van de actuele ontwikkelingen omtrent de wet- en regelgeving, zeker omdat deze ieder jaar wijzigt. Kies je ervoor om een externe partner in te schakelen om de taken uit te besteden, dan kun je erop vertrouwen dat deze partner alle wetten, regels en nieuwe ontwikkelingen voor jou verwerkt. Je wordt netjes op de hoogte gebracht van veranderingen in plaats van dat je het allemaal zelf moet uitzoeken.
2. Je hoeft het niet “erbij” te doen
Naast de loonadministratie zijn er nog honderd andere dingen waar jij je mee bezig moet houden, zeker wanneer je in de opstartfase van je onderneming zit. In veel gevallen wordt de loonadministratie dan gewoon “erbij” gedaan en is het een uitdaging om voldoende tijd en aandacht te besteden aan deze taak die wel zeer secuur moet gebeuren.
Het uitbesteden aan een partner geeft jou meer tijd om je op andere zaken te richten, terwijl je wel weet dat de rest goed gewaarborgd wordt door iemand met expertise en ervaring.
3. Meer inzicht en ervaring
Als startende ondernemer kan het voorkomen dat je binnen veel bedrijfsprocessen nog ervaring moet opdoen. “Al doende leert men” is voor heel veel processen van toepassing, maar brengt bij de loonadministratie wel een risico met zich mee. Ga je samenwerken met een partner dan kun je ook direct bouwen op de expertise en ervaring die deze partner door de jaren heen al heeft opgedaan. Heb je dan vragen over een bepaald issue, dan kan jouw partner je ondersteunen met best practices uit het werkveld.
Natuurlijk zijn er ook veel oplossingen om de loonadministratie zelf uit te voeren. Echter, als beginnende ondernemer komt er zoveel op je af en is het zonder kennis en expertise veel lastiger om in goede banen te leiden. Daarom kan het uitbesteden van de salarisverwerking meer rust bieden.
Toch liever zelf doen?
Er zijn ook ondernemers die de loonadministratie toch liever zelf willen uitvoeren. In dat geval is het belangrijk om je goed te verdiepen in de verschillende software pakketten die worden aangeboden. Er zijn namelijk veel handige functies die jou kunnen helpen om tijd te besparen en om bepaalde processen te automatiseren voor meer efficiëntie. Ook zijn er externe partijen die loonadministratie software aanbieden, maar daarbij ook voor je klaarstaan met extra service. Zo worden de ingediende mutaties bijvoorbeeld nog een extra keer gecontroleerd door hun ervaren salarisadministrateurs om te checken of alles echt helemaal goed is ingevuld. Op die manier kun je de loonadministratie zelf in eigen beheer houden, maar ben je wel verzekerd van de juiste ondersteuning.